GDPR

NOTIFICARE PRIVIND POLITICA DE CONFIDENTIALITATE SI PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Preambul

OFFICE MAX se adreseaza clientilor de business (B2B), companii, institutii, alte persoane juridice.

Nu targeteaza si nu tranzactioneaza date personale apartinand persoanelor fizice.

1. Informaţii Generale

Următoarea notificare privind protecția datelor este concepută pentru a vă informa cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal și a drepturile dvs. privind această procesare în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (“GDPR”) și legislația locală în vigoare.

Noi, OFFICE MAX SRL, reprezentăm operatorul în conformitate cu GDPR și, prin urmare, suntem responsabili pentru procesarea datelor descrisă mai jos.

Pentru solicitări privind prelucrarea datelor, ne puteți contacta în orice moment prin e-mail la adresa: data.protection@officemax.ro.

2. Informaţii cu privire la datele colectate, temeiul prelucrarii

Clienti, Furnizori, alti Parteneri de Business

Prelucram date strict in conformitate cu cel putin 1 aliniat din Regulamentul UE 679/2016 articolul 6 alin 1 in temeiul:

• Incheierii / executarii unui contract (preambul (44), art. 6 alin. (1) lit. (b))
• Indeplinirii unei obligatii legale (preambul 45, art6 (1) lit c, art6 (3))
• Interesului legitim (preambul (47), (48), art.6(1) lit. (f))
• Intereselor vitale (preambul (47), art.6(1) lit. (d))
• consimtamantului (preambul (32), (42), (43), art. 6 alin (1) lit. (a))

Nu prelucram categorii speciale de date cu caracter personal.

Angajati

Colectam si prelucram strict date necesare incheierii si derularii contractului de munca, interesului legitim al OFFICE MAX si raportarilor legale catre institutii/ entitati de ordin public.

Datele personale prelucrate de noi sunt stocate in UE pe suport proprietar OFFICE MAX SRL.

In cazul activarii de solutii cloud pentru prelucrarea datelor personale (softuri disponiblie online de tip resurse umane de exemplu) vom incheia la randul nostru in forma scrisa contracte care sa prevada clauze stricte de confidentialitate si acces la aceste informatii.

Nu colectam / solicitam date cu caracter excesiv intrucat nu sunt necesare/ prelucrate in procesele noastre de Business. Datele targetate de noi sunt publice sau disponibile in baze de date cu resurse juridice sau financiare/ asigurari.

Marketing si Analiza Clientilor

Vom procesa toate datele dvs. cu caracter personal atat pentru tranzacțiilor comerciale necesare derularii contractului, cat si în scopul relațiilor cu clienții, obtinerii de cotatii speciale și a analizei datelor.

Aceasta include cercetarea de piață, sondaje de opinie clienți, analize clienți, segmentare clienți și realizarea profilului persoanei juridice client, pentru a determina comportamentul de cumparare și activitatea clientului, cumpărarea repetată a anumitor bunuri și datele de cumpărare.

De asemenea, probabil va vom contacta în aceste scopuri prin e-mail, SMS, telefon, fax sau poștă. In scopurile menționate mai sus, datele dvs. vor fi stocate în baza noastră de date și vor fi îmbogățite cu date pe care le colectăm din surse publice (ex Registrul Comertului).

Beneficiarii datelor

Pentru a atinge scopurile menționate mai sus la punctele 2.a) și b), utilizăm furnizori de servicii, respectiv imputerniciti conform art. 28 GDPR, ca de exemplu furnizorii noștri de servicii pentru pentru serviciile de curierat, sau alte servicii de business (service in teritoriu, raportari suport pret/ garantie vendor de exemplu, dar fara a se limita la).

Furnizarea Obligatorie/Voluntară de Date și Durata păstrării acestora

In urma încheierii unui contract cu dvs. pentru a procesa înregistrarea clientului sunt necesare urmatoarele date: numele clientului (= denumirea companiei dvs.), industria, forma juridică, adresa sediului social, adresa sediului fiscal, adresa de livrare, numere de telefon / fax de business, cod inregistrare in scopuri de TVA, datele de identificare ale unei / unor persoane autorizate pentru cumparari, contacte tehnice, colectare, service, livrare, alte atributii/ servicii specifice, dupa caz  si pentru relatiile financiare si juridice, functiile acestor persoane, dovada existenței societatii dvs.

Restul datelor colectate în cadrul procesului de înregistrare a clienților sunt furnizate de dvs. în mod voluntar. Nu sunteti obligați să ne furnizați aceste date personale iar aceste date nu sunt o cerință legală sau contractuală sau o cerință necesară pentru a încheia un contract. Dacă nu ne furnizați aceste date personale, acest lucru nu va avea consecințe asupra dvs.

Datele dvs. personale vor fi stocate minim pană la momentul încetării contractului, cu excepția cazului în care avem obligația legală de a stoca în continuare datele dvs. în scopul de a le prezenta autorităților publice, de exemplu autorităților fiscale. Stocarea și transferul datelor dvs. personale către autoritățile publice în scopul îndeplinirii unei obligații legale se bazează în mod legal pe Art. 6 paragraful 1 teza 1 litera c) GDPR.

Durata de stocare de arhivare

Durata de stocare a datelor este de 11 ani de la ultimul contact pentru parteneri de business* si respectiv 51 de ani pentru angajati.
*cu exceptia contractelor incheiate in mod explicit cu alte durate de arhivare.

Aceasta durata se poate modifica o data cu modificarile legislative privind arhivarea documentelor fiscal-contabile sau juridice.

Drepturile dumneavoastră

In vederea exercitării drepturilor dvs. în conformitate cu GDPR, ne puteti contacta în orice moment și în mod gratuit, printr-o notificare trimisa la adresa de e-mail: data.protection@officemax.ro. Aceste drepturi sunt următoarele:

• Dreptul de a primi informații cu privire la prelucrarea datelor și o copie a datelor procesate (dreptul de acces, articolul 15 GDPR),
• Dreptul de a solicita rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete (dreptul de acces, art. 16 GDPR),
• Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal și, în cazul în care datele cu caracter personal au fost făcute publice, transmiterea informațiilor referitoare la solicitarea de ștergere către alți operatori (dreptul de ștergere, articolul 17 GDPR),
• Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor (dreptul la restricționare a procesării, articolul 18 GDPR),
• Dreptul de a primi datele personale cu privire la persoana vizată într-un format structurat si de a solicita transmiterea acestor date către un alt operator (dreptul la portabilitatea datelor, articolul 20 GDPR),
• Dreptul de a se opune prelucrării datelor cu intenția de a înceta prelucrarea (dreptul la obiecție, articolul 21 GDPR),
• Dreptul de a retrage oricând un consimțământ dat în vederea opririi unei prelucrări a datelor care se bazează pe consimțământul dvs. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării pe baza consimțământului acordat înainte de retragere (dreptul de retragere a consimțământului, articolul 7 GDPR).
• Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere dacă considerați că prelucrarea datelor este o încălcare a GDPR (dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, articolul 77 GDPR).

Datorită posibilelor modificări ale legislației, o modificare a acestor notificări privind protecția datelor poate deveni necesară. În acest caz veti regasi modificarile in sectiunea GDPR de pe www.officemax.ro disponibil online. În măsura în care modificările afectează o prelucrare care se bazează pe consimțământul dvs, vă vom solicita un nou consimțământ, dacă este necesar.