GDPR

NOTIFICARE PRIVIND POLITICA DE CONFIDENTIALITATE SI PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Preambul

OFFICE MAX se adreseaza clientilor de business (B2B), companii, institutii, alte persoane juridice.

Nu lucram cu consumatori si nu targetam date personale: datele pe care le primim sunt date de business (denumirea firmei, acreditari si adrese de e-mail de business, persoanele de contact desemnate de client), furnizate de client in scop operational si prelucrate exclusiv in acest scop. Datele de contact ale reprezentantilor si utilizatorilor desemnati de client sunt, prin natura lor, date cu caracter personal si sunt protejate conform prezentei notificari.

1. Informații Generale

Următoarea notificare privind protecția datelor este concepută pentru a vă informa cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal și a drepturile dvs. privind această procesare în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (“GDPR”) și legislația locală în vigoare.

Noi, OFFICE MAX SRL, reprezentăm operatorul în conformitate cu GDPR și, prin urmare, suntem responsabili pentru procesarea datelor descrisă mai jos.

Pentru solicitări privind prelucrarea datelor, ne puteți contacta în orice moment prin e-mail la adresa: data.protection@officemax.ro.

2. Informații cu privire la datele colectate, temeiul prelucrarii

Clienti, Furnizori, alti Parteneri de Business

Prelucram date strict in conformitate cu cel putin 1 aliniat din Regulamentul UE 679/2016 articolul 6 alin 1 in temeiul:

• Incheierii / executarii unui contract (preambul (44), art. 6 alin. (1) lit. (b))
• Indeplinirii unei obligatii legale (preambul 45, art6 (1) lit c, art6 (3))
• Interesului legitim (preambul (47), (48), art.6(1) lit. (f))
• Intereselor vitale (preambul (47), art.6(1) lit. (d))
• consimtamantului (preambul (32), (42), (43), art. 6 alin (1) lit. (a))

Nu prelucram categorii speciale de date cu caracter personal.

Contul de client si site-ul officemax.ro

Pentru utilizatorii conturilor de client primim si prelucram, in scop operational: numele, adresa de e-mail, numarul de telefon si rolul in cadrul companiei; inregistrarile de autentificare (inclusiv linkurile de conectare trimise prin e-mail) si adresa IP, pastrate pentru securitatea contului si prevenirea abuzurilor, in temeiul interesului legitim; continutul solicitarilor transmise prin ticketing si documentele aferente comenzilor (oferte, comenzi, facturi, livrari). Aceste date sunt necesare administrarii contului si executarii comenzilor si se pastreaza pe durata contului si a termenelor legale de arhivare.

Nu colectam / solicitam date cu caracter excesiv intrucat nu sunt necesare/ prelucrate in procesele noastre de Business. Datele necesare indeplinirii obligatiilor contractuale si legale provin de la client sau din surse publice si din baze de date cu resurse juridice sau financiare/asigurari (de exemplu Registrul Comertului).

Marketing si Analiza Clientilor

Vom procesa toate datele dvs. cu caracter personal atat pentru tranzacțiilor comerciale necesare derularii contractului, cat si în scopul relațiilor cu clienții, obtinerii de cotatii speciale și a analizei datelor.

Aceasta include cercetarea de piață, sondaje de opinie clienți, analize clienți, segmentare clienți și realizarea profilului persoanei juridice client, pentru a determina comportamentul de cumparare și activitatea clientului, cumpărarea repetată a anumitor bunuri și datele de cumpărare.

De asemenea, va putem contacta în aceste scopuri prin e-mail, SMS, telefon sau, pentru documente, prin servicii postale ori de curierat. In scopurile menționate mai sus, datele dvs. vor fi stocate în baza noastră de date și vor fi îmbogățite cu date pe care le colectăm din surse publice (ex Registrul Comertului).

Beneficiarii datelor

Pentru a atinge scopurile menționate mai sus la punctele 2.a) și b), utilizăm furnizori de servicii, respectiv imputerniciti conform art. 28 GDPR, ca de exemplu furnizorii noștri de servicii pentru pentru serviciile de curierat, sau alte servicii de business (service in teritoriu, raportari suport pret/ garantie vendor de exemplu, dar fara a se limita la).

In cazul platilor cu cardul, datele necesare procesarii platii sunt transmise procesatorului de plati, care le prelucreaza in calitate de operator independent, conform propriei politici de confidentialitate. Office Max nu stocheaza datele cardului.

Furnizarea Obligatorie/Voluntară de Date și Durata păstrării acestora

In urma încheierii unui contract cu dvs. pentru a procesa înregistrarea clientului sunt necesare urmatoarele date: numele clientului (= denumirea companiei dvs.), industria, forma juridică, adresa sediului social, adresa sediului fiscal, adresa de livrare, numere de telefon / fax de business, cod inregistrare in scopuri de TVA, datele de identificare ale unei / unor persoane autorizate pentru cumparari, contacte tehnice, colectare, service, livrare, alte atributii/ servicii specifice, dupa caz  si pentru relatiile financiare si juridice, functiile acestor persoane, dovada existenței societatii dvs.

Restul datelor colectate în cadrul procesului de înregistrare a clienților sunt furnizate de dvs. în mod voluntar. Nu sunteti obligați să ne furnizați aceste date personale iar aceste date nu sunt o cerință legală sau contractuală sau o cerință necesară pentru a încheia un contract. Dacă nu ne furnizați aceste date personale, acest lucru nu va avea consecințe asupra dvs.

Datele dvs. personale vor fi stocate minim pană la momentul încetării contractului, cu excepția cazului în care avem obligația legală de a stoca în continuare datele dvs. în scopul de a le prezenta autorităților publice, de exemplu autorităților fiscale. Stocarea și transferul datelor dvs. personale către autoritățile publice în scopul îndeplinirii unei obligații legale se bazează în mod legal pe Art. 6 paragraful 1 teza 1 litera c) GDPR.

Durata de stocare de arhivare

Durata de stocare a datelor este de 6 ani de la ultimul contact pentru parteneri de business.

Aceasta durata se poate modifica o data cu modificarile legislative privind arhivarea documentelor fiscal-contabile sau juridice.

Drepturile dumneavoastră

In vederea exercitării drepturilor dvs. în conformitate cu GDPR, ne puteti contacta în orice moment și în mod gratuit, printr-o notificare trimisa la adresa de e-mail: data.protection@officemax.ro. Aceste drepturi sunt următoarele:

• Dreptul de a primi informații cu privire la prelucrarea datelor și o copie a datelor procesate (dreptul de acces, articolul 15 GDPR),
• Dreptul de a solicita rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete (dreptul de acces, art. 16 GDPR),
• Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal și, în cazul în care datele cu caracter personal au fost făcute publice, transmiterea informațiilor referitoare la solicitarea de ștergere către alți operatori (dreptul de ștergere, articolul 17 GDPR),
• Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor (dreptul la restricționare a procesării, articolul 18 GDPR),
• Dreptul de a primi datele personale cu privire la persoana vizată într-un format structurat si de a solicita transmiterea acestor date către un alt operator (dreptul la portabilitatea datelor, articolul 20 GDPR),
• Dreptul de a se opune prelucrării datelor cu intenția de a înceta prelucrarea (dreptul la obiecție, articolul 21 GDPR),
• Dreptul de a retrage oricând un consimțământ dat în vederea opririi unei prelucrări a datelor care se bazează pe consimțământul dvs. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării pe baza consimțământului acordat înainte de retragere (dreptul de retragere a consimțământului, articolul 7 GDPR).
• Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere dacă considerați că prelucrarea datelor este o încălcare a GDPR (dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, articolul 77 GDPR).

Cookie-uri

officemax.ro foloseste exclusiv cookie-uri necesare functionarii site-ului si a contului de client si nu integreaza instrumente de urmarire ale unor terti. Detalii: Politica de cookies.

Datorită posibilelor modificări ale legislației, o modificare a acestor notificări privind protecția datelor poate deveni necesară. În acest caz veti regasi modificarile in sectiunea GDPR de pe officemax.ro disponibil online. În măsura în care modificările afectează o prelucrare care se bazează pe consimțământul dvs, vă vom solicita un nou consimțământ, dacă este necesar.

Ultima actualizare: 24.09.2026.