Codul De Etică Al Office Max SRL

1. Codul De Etică

Codul de etică definește ansamblul valorilor și principiilor ce stau la baza activităților companiei, enunțând, prin urmare, principiile de conduită corporativă pe care firma le recunoaște ca fiind ale sale și care trebuie respectate de către toți angajații. Din acest motiv este o componentă esențială a sistemului de control preventiv al companiei.

Scopul său, prin urmare, nu este numai de a informa publicul cu privire la angajamentul companiei în lupta împotriva practicilor ilicite, ci și acela de a crește gradul de conștientizare și informare cu privire la politicile corporative în rândul tuturor angajaților, amplificând sentimentul de apartenență și schimbând, eventual, comportamentele diferite.

Valorile și regulile de conduită ale Codului de etică reprezintă baza culturii noastre corporative, care se bazează pe atenția acordată excelenței calitative obținută printr-o inovație tehnologică permanentă, asigurând garanția și protecția deplină a Clienților și a mediului înconjurător. Aceste principii și reguli trebuie să fie o parte integrantă a patrimoniului cultural al companiei și reprezintă un avantaj semnificativ pentru competitivitate.

OFFICE MAX SRL este conștient de faptul că adoptarea unui Cod de etică este esențială în prevenirea infracțiunilor considerând în același timp că adoptarea unei astfel de cod poate garanta fiabilitatea companiei, precum și integritatea reputației sale. Prin urmare, acest document, adoptat de către Administratorul Office Max, stabilește principiile etice pe care OFFICE MAX SRL le respectă în desfășurarea activităților sale și a căror respectare strictă o cere și din partea reprezentanților companiei, a angajaților săi și a tuturor celor care participă la misiunea sa.

În acest scop este asigură cea mai largă difuzare a Codului de etică, inclusiv printr-un program adecvat de formare și de sensibilizare cu privire la conținutul său.

1.1 DESTINATARI

Codul de etică al OFFICE MAX SRL se adresează personalului si terților Companiei. Codul de etică se aplică și destinatarilor terțe părți, respectiv persoanelor care, fără a face parte din companie, participă în mod direct sau indirect la atingerea obiectivelor sale (de exemplu: agenți, consultanți, furnizori etc.) Aceste persoane, în limitele competențelor și responsabilităților care le revin, sunt obligate să respecte prevederile Codului de etică.

În acest scop, în deciziile de angajare și/sau în acordurile contractuale vor fi introduse o serie de clauze speciale pentru a confirma obligația terțului de a respecta pe deplin Codul de etică, precum și pentru a prevedea, în caz de încălcare, solicitarea respectării acestuia sau aplicarea de penalități sau chiar rezilierea contractului.

1.2 DIVULGARE

Codul de etică al OFFICE MAX SRL este divulgat prin toate mijloacele posibile. Fiecare angajat și colaborator va primi o copie electronica. Codul este, de asemenea, pus la dispoziția furnizorilor, clienților și tuturor celor interesați prin intermediul site-ului OFFICE MAX SRL.

2. PRINCIPII GENERALE

Obiectivul principal al OFFICE MAX SRL îl reprezintă desfășurarea activității respectând toate elementele componente ale Societății, ale terțelor părți și, în general, ale legislației în vigoare. În această direcție sunt gândite strategiile economice și financiare și operațiunile derivate, inspirate de utilizarea eficientă a resurselor dar, în același timp, și de respectarea regulilor ce stau la baza acestora. Pentru urmărirea acestui obiectiv Societatea, precum și toate componentele sale, aderă la următoarele principii de comportament.

2.1 IMPARȚIALITATE

Deciziile referitoare la raportul cu clienții, acționarii, personalul, furnizorii, comunitatea locală și instituții se bazează pe imparțialitate; în acest fel OFFICE MAX SRL evită orice discriminare legată de vârstă, sex, stare de sănătate, rasă, naționalitate, opinie politică sau convingeri religioase.

2.2 ONESTITATE

În calitate de membru activ și responsabil al comunității în care își desfășoară activitatea, OFFICE MAX SRL se angajează să respecte și să asigure respectarea de către toți angajații, pe plan intern și în relațiile cu lumea exterioară, a legilor în vigoare în locurile în care își desfășoară activitatea și a principiilor etice acceptate și consacrate de standardele naționale și internaționale pentru desfășurarea afacerilor. Detestă și condamnă recurgerea la comportamente ilegale sau necinstite pentru a-și atinge obiectivele economice.

2.3 CORECTITUDINE ȘI CONFLICT DE INTERESE

Personalul trebuie să evite implicarea sau facilitarea tranzacțiilor care presupun conflicte de interese reale sau potențiale cu societatea, cu OFFICE MAX SRL, precum și a activităților care pot interfera cu capacitatea de a lua, în mod imparțial, decizii în interesul societății și în conformitate cu prevederile acestui cod. În special, personalul nu trebuie să aibă interese financiare față de un furnizor, un concurent sau un client și nu poate efectua activități care ar putea duce la apariția unui conflict de interese. În cazul existenței unui conflict de interese, chiar și potențial, personalul trebuie să îl comunice superiorului și să nu întreprindă nicio acțiune.

2.4 CONFIDENȚIALITATE

Personalul trebuie să trateze cu confidențialitate absolută, chiar și după încetarea raportului de muncă, datele, știrile și informațiile care îi sunt aduse la cunoștință și/sau pe care le deține, evitând răspândirea acestora sau folosirea în mod speculativ în interes propriu sau al altor persoane. Informațiile cu caracter confidențial pot fi divulgate, în cadrul companiei, numai acelor persoane care trebuie să le cunoască din motive de afaceri. Compania consideră confidențialitatea drept o regulă fundamentală și necesară a oricărui comportament și asigură, prin urmare, confidențialitatea informațiilor aflate în posesia sa, aținându-se de la utilizarea datelor confidențiale, cu excepția cazului în care este autorizată în mod expres și în cunoștință de cauză și, oricum, respectând întotdeauna cu strictețe legislația în vigoare privind protecția vieții private.

2.5 VALORIFICAREA RESURSELOR UMANE

OFFICE MAX SRL recunoaște centralitatea resurselor umane, care constituie cheia succesului oricărei companii. În această perspectivă, dacă, pe de o parte, Compania se angajează să crească nivelul de profesionalism al fiecărui angajat, pe de altă parte personal angajat se angajează să își extindă cunoștințele prin actualizarea constantă într-un domeniu de competență.

2.6 CREAREA VALORII

Compania OFFICE MAX SRL se implică activ pentru ca rezultatele economice/financiare să protejeze și să crească valoarea, în scopul de a remunera corespunzător riscul asumat de acționari.

2.7 COMBATEREA SPĂLĂRII BANILOR/TĂINUIREA

În cadrul diferitelor relații stabilite cu Compania și în afara acestuia, nici societățile Companiei și nici angajații acestora nu trebuie, în niciun fel și în niciun caz, să fie implicate în evenimente legate de spălarea de bani proveniți din activități ilegale sau criminale.

Personalul va trebui să utilizeze toate instrumentele și să ia toate măsurile de precauție necesare pentru a asigura transparența și corectitudinea tranzacțiilor comerciale. În special, este obligatoriu ca:

a) încredințarea diferitelor sarcini firmelor de servicii și/sau persoanelor fizice care tratează interesele economice/financiare ale companiei să se realizeze în comunicarea scrisa, e-mail sau olograf, indicând conținutul și condițiile economice convenite;

b) persoanele competente să verifice plata regulată către toate părțile implicate și să fie întotdeauna controlată corespondența dintre persoana pe numele căruia este făcută comanda și persoana care ridică sumele;

c) să fie respectate cu strictețe cerințele minime obiective / stabilite și necesare pentru selectarea entităților de la care vor fi achiziționate bunuri și/sau servicii;

d) să fie stabilite criteriile obiective de evaluare a ofertelor;

e) în ceea ce privește fiabilitatea comercială/profesională a furnizorilor și partenerilor, să fie solicitate și obținute toate informațiile necesare;

f) în cazul încheierii de acorduri care vizează realizarea de investiții, să fie garantată o transparență deplină.

2.8 INTEGRITATEA PERSOANEI

Compania OFFICE MAX SRL se angajează să încurajeze un mediu de lucru și comportamente bazate pe respectul pentru demnitatea și personalitatea individului, precum și pentru protecția sănătății și a securității locurilor de muncă și a lucrătorilor.

2.9 TRANSPARENȚĂ ȘI INFORMAȚII COMPLETE

Colaboratorii OFFICE MAX SRL trebuie să ofere informații complete, transparente, ușor de înțeles și precise, astfel încât acționarii să poată lua decizii autonome și informate cu privire la interesele implicate, la alternativele și la consecințele relevante.

2.10 CONCURENȚĂ LOIALĂ

OFFICE MAX SRL asigură pieței și comunității, în general, protejând în același timp concurențialitatea, transparență deplină cu privire la activitățile sale, aținându-se de la implicarea și/sau facilitarea acelor comportamente care pot constitui forme de concurență neloială. Se angajează să promoveze o competiție loială, considerând că reprezintă cea mai bună soluție atât în interesul său, cât și al tuturor participanților la piața, clienților și consumatorilor.

2.11 CALITATE

Activitatea desfășurată de OFFICE MAX SRL urmărește satisfacerea și protecția clienților săi, favorizând îmbunătățirea continuă a calității produselor și serviciilor.

2.12 PROTECȚIA MEDIULUI ÎNCONJURĂTOR

Compania OFFICE MAX SRL a luptat dintotdeauna ca investițiile efectuate să fie ecologice și sustenabile, încercând să prevină riscurile pentru comunitățile locale și pentru mediul înconjurător, ținând seama și de cercetările științifice pe această temă.

3. CRITERII DE CONDUITĂ

3.1 REGULI DE COMPORTAMENT ÎN CEEA CE PRIVEȘTE GUVERNANȚA CORPORATIVĂ

Organele de conducere acționează și decid în mod autonom, respectând principiile legalității și echității, urmărind doar interesele societății. Independența judecății este o cerință esențială a Organelor de conducere, prin urmare acestea trebuie să asigure transparență maximă în administrarea operațiunilor în care acestea au interese particulare. Compania promovează transparența și informarea periodică a acționarilor, în conformitate cu legile și reglementările în vigoare. Este refuzat orice interes special sau părtinitor: toate interesele asociaților sunt promovate și protejate în egală măsură. OFFICE MAX SRL urmărește desfășurarea corectă a adunărilor, asigurând fiecărui participant dreptul de a participa activ la dezbatere. Compania își propune să răspândească în cel mai transparent mod informații privind contabilitatea firmei. Personalul va trebui să acorde o atenție deosebită întocmirii situațiilor financiare și a altor documente corporative. În acest sens, este necesară asigurarea cooperării adecvate cu persoanele responsabile pentru întocmirea documentelor corporative; exhaustivitatea, claritatea și acuratețea datelor și informațiilor furnizate; respectarea principiilor întocmirii documentelor contabile. Compania promovează și răspândește cultura controlului, la toate nivelurile companiei, sensibilizând angajații săi cu privire la importanța sistemului de control intern și a respectării legislației în vigoare și a procedurile companiei pentru îndeplinirea activităților. Fiecare acțiune, operațiune sau tranzacție trebuie să fie înregistrată corect în sistemul contabil al companiei, în conformitate cu criteriile stabilite prin lege și principiile contabile aplicabile, fiind totodată autorizată corespunzător, verificabilă, legitimă, coerentă și adecvată.

3.2 REGULI DE COMPORTAMENT ÎN CEEA CE PRIVEȘTE ANGAJAȚII

Personalul este selectat prin proceduri transparente și documentate, în conformitate cu principiile egalității și a șanselor egale, evitând în acest fel orice formă de favoritism. Relații de muncă sunt formalizate prin contracte, respingând orice formă de muncă ilegală.

OFFICE MAX SRL respinge orice formă de discriminare în ceea ce privește angajații săi și promovează dezvoltarea profesională a tuturor colaboratorilor oferind planuri de formare adecvate. OFFICE MAX SRL autorizează utilizarea sistemelor informatice ale companiei, cu toate acestea personalul trebuie să utilizeze, în desfășurarea activităților lor profesionale, instrumentele și serviciile informatice sau telematice în deplină conformitate cu reglementările în vigoare (în special în ceea ce privește infracțiunile informatice, securitatea informatică, protecția vieții private și drepturile de autor) și cu procedurile interne. Personalul nu poate încărca în sistemele companiei softuri împrumutate sau neautorizate, fiind totodată interzisă copierea neautorizată a programelor pe bază de licență pentru uz personal, pentru companie sau pentru terțe persoane. Personalul trebuie să utilizeze calculatoarele și instrumentele informatice furnizate de către societate numai în scopul desfășurării activității profesionale în cadrul firmei; prin urmare, compania își rezervă dreptul de a controla conținutul computerului și utilizarea corectă a instrumentelor informatice. Totodată, personalul este obligat să nu trimită mesaje de poștă electronică conținând amenințări sau injurii, să nu recurgă la expresiile lingvistice care nu sunt conforme cu stilul companiei sau un limbaj neadecvat.

3.3 REGULI DE COMPORTAMENT ÎN CEEA CE PRIVEȘTE CLIENȚII ȘI FURNIZORII

În relațiile cu clienții, furnizorii si prestatorii / alți terți, personalul trebuie să dea dovadă de corectitudine și transparență deplină, ținând cont de normele de desfășurare a activității și principiile etice specifice pe care se bazează activitatea societății. Profesionalismul, competența, disponibilitatea, politețea și corectitudinea sunt principiile esențiale care trebuie să ghideze angajații companiei în relațiile cu clienții și furnizorii.

3.4 REGULI DE COMPORTAMENT ÎN CEEA CE PRIVEȘTE ADMINISTRAȚIA PUBLICĂ

Toate relațiile cu funcționarii publici sau cu reprezentanții serviciilor publice trebuie să fie pe deplin conforme cu legislația și reglementările în vigoare, precum și cu Codul de etică, pentru a se asigura legitimitatea, transparența și integritatea activității Societății. În special, este interzis personalului Companiei să accepte, să ofere sau să promită, chiar și indirect, bani, cadouri, bunuri, servicii, beneficii sau favoruri (inclusiv sub forma oportunităților de angajare sau prin intermediul activităților - inclusiv comerciale - în interesul direct sau indirect al angajatului) în relațiile lor cu funcționarii publici, cu reprezentanții serviciilor publice, pentru a influența deciziile acestora în vederea obținerii unui tratament preferențial, servicii nejustificate sau pentru orice alt scop, inclusiv îndeplinirea funcțiilor lor oficiale. Darurile și atențiile pentru funcționarii publici, responsabilii serviciilor publice sau alți angajați publici sunt permise numai atunci când, fiind de valoare mică, nu compromit în niciun fel integritatea și independența părților și nu pot fi interpretate ca instrumente pentru obținerea unor avantaje necuvenite. Nicio acțiune ce reintră sub umbrela corupției nu poate fi justificată sau tolerată prin faptul că reprezintă o „obișnuință“ în sectorul de afaceri sau în activitatea desfășurată. Nu este permisă solicitarea sau acceptarea prestațiilor care pot fi furnizate numai prin compromiterea valorilor și principiilor Codului de etică sau prin încălcarea legilor și a procedurilor aplicabile. În cazul investigațiilor, inspecții sau solicitărilor autorităților publice, personalul este obligat să coopereze în deplină conformitate cu legislația în vigoare.

3.5 COMUNICAREA CU EXTERIORUL

Relațiile cu presa și mijloacele de comunicare și informare sunt numai de competența persoanelor autorizate în mod expres pentru aceasta, în conformitate cu gradul de reprezentare al companiei, procedurile și politicile adoptate de companie.

4. SĂNĂTATEA ȘI SIGURANȚA LA LOCUL DE MUNCĂ

Personalul trebuie să se îngrijească de sănătatea și siguranța proprie și trebuie să-și desfășoare activitatea astfel încât să nu afecteze sănătatea și siguranța celorlalte persoane aflate la locul de muncă, în conformitate cu cele învățate în timpul cursurilor de formare, cu instrucțiunile și echipamentele furnizate de către angajator. În special, personalul trebuie:

a) Să contribuie, împreună cu angajatorul, directorii și responsabilii, la îndeplinirea obligațiilor care le revin în temeiul regulilor de protecție a sănătății și siguranței la locul de muncă;

b) Să respecte dispozițiile și instrucțiunile angajatorului, directorilor și responsabililor în scopul protecției colective și individuale;

c) Să folosească în mod corect echipamentul, substanțele și preparatele periculoase, mijloacele de transport și echipamentele de protecție;

d) Să folosească în mod adecvat echipamentele de protecție puse la dispoziția sa;

e) Să informeze imediat angajatorul, directorul sau responsabilul cu privire la lipsa sau funcționarea defectuoasă a echipamentelor de la lit. c) și d), precum și la orice situație periculoasă care îi este adusă la cunoștință, acționând personal, în caz de urgență și în limita propriilor competențe și abilități, cu excepția obligației prevăzută la lit. f), în scopul eliminării sau reducerii pericolelor grave și iminente, informând reprezentantul angajaților responsabil cu securitatea;

f) Să nu scoată sau să modifice fără autorizație dispozitivele de siguranță, avertizare sau control;

g) Să îngrijească echipamentele individuale de protecție puse la dispoziție, fără a le modifica din proprie inițiativă și să raporteze orice defecte angajatorului sau directorului sau responsabilului;

h) Să nu îndeplinească din proprie inițiativă operațiuni care pot compromite siguranța proprie sau a altor lucrători;

i) Să participe la programele de formare și instruire organizate de angajator;

j) Să efectueze controalele medicale prevăzute de lege sau cerute de medicul competent.

5. ABATERI

Normele Codului de etică sunt o parte esențială a oricărei obligații contractuale a personalului. În special, angajații sunt obligați:

- să respecte întocmai prevederile Codului de etică, aținându-se de la orice comportament contrar acestora;

- să raporteze superiorilor sau, în alternativă, administratorului orice informație cu privire la presupuse încălcări ale acestui Cod de etică în cadrul companiei;

- să coopereze pe deplin la investigarea unor posibile și/sau presupuse încălcări ale acestui Cod de etică;

- să informeze terții care colaborează cu Compania cu privire la cerințele Codului de etică și să solicite respectarea acestora.

Sunt obligați să respecte principiile Codului de etică și colaboratorii Companiei (inclusiv, cu titlu exemplificativ, consultanții, agenții, reprezentanții, intermediarii etc.) și orice persoană care are relații de afaceri cu Compania (cu excepția entităților publice, a consumatorilor și a celor care lucrează în regim de monopol).

Societatea sancționează disciplinar încălcarea normelor acestui Cod de etică.